Flujo de Trabajo

Guia paso a paso para las operaciones mas comunes en GexCom.

Flujo Principal: Ingreso hasta Notificacion

flowchart TD
    A([Inicio]) --> B[1. Registrar Juzgado]
    B --> C[2. Registrar Proceso]
    C --> D[3. Registrar Sujeto]
    D --> E[4. Vincular Sujeto al Proceso]
    E --> F[5. Crear Notificacion]
    F --> G{Canal automatico?}
    G -->|Si - Email/WhatsApp| H[6a. Despachar automaticamente]
    G -->|No - Manual| I[6b. Marcar como gestionado]
    H --> J{Resultado}
    J -->|Exito| K[Estado: ENVIADA]
    J -->|Fallo| L[Estado: FALLIDA]
    L --> M{Reintentar?}
    M -->|Si| H
    M -->|No| N[Estado: CANCELADA]
    K --> O[7. Confirmar Recepcion]
    O --> P([Estado: RECIBIDA - Terminal])

Paso 1: Registrar Juzgado

Menu: Configuracion → Juzgados

1. Ingresar nombre del despacho judicial
2. Asignar codigo unico del juzgado
3. Configurar email y telefono de contacto
4. Activar el juzgado

Tip

Los juzgados desactivados no aparecen al crear nuevos procesos pero conservan el historial.

Paso 2: Registrar Proceso

Menu: Procesos → Nuevo Proceso

1. Ingresar numero de radicado (unico en el sistema)
2. Seleccionar el juzgado competente
3. Describir el proceso
4. Guardar

El proceso queda en estado ACTIVO y disponible para vincular sujetos y notificaciones.

Paso 3: Registrar Sujeto

Menu: Sujetos → Nuevo Sujeto

1. Ingresar nombre completo
2. Numero de DNI (cedula — unico en el sistema)
3. Email y telefono de contacto
4. Tipo de sujeto (DEMANDANTE, DEMANDADO, TESTIGO, etc.)

PII y Privacidad

Los datos de contacto (DNI, email, telefono) se enmascaran automaticamente en las vistas de directorio segun la Ley 1581/2012. Solo el ADMINISTRADOR ve datos completos en gestion directa.

Paso 4: Vincular Sujeto al Proceso

Menu: Procesos → [seleccionar proceso] → Vincular Sujeto

1. Buscar el sujeto por nombre o DNI
2. Confirmar la vinculacion

Un proceso puede tener multiples sujetos vinculados, y un sujeto puede estar vinculado a multiples procesos (relacion M:N).

Paso 5: Crear Notificacion

Menu: Notificaciones → Nueva Notificacion
o bien: Menu: Notificar (flujo guiado)

1. Seleccionar el proceso
2. Seleccionar el sujeto (debe estar vinculado)
3. Elegir el canal: EMAIL, WHATSAPP, PRESENCIAL, TELEFONO, CORREO_FISICO
4. Agregar observaciones si aplica
5. Guardar → estado inicial: PENDIENTE

Paso 6a: Despachar (Email / WhatsApp)

Menu: Notificaciones → [seleccionar] → Despachar

1. El sistema valida que el sujeto tenga el contacto correspondiente (email / telefono)
2. Se crea un DispatchJob y se encola en el DispatchWorker
3. El worker envia en background con politica de reintentos (max 3)
4. El estado cambia automaticamente a ENVIADA o FALLIDA

Paso 6b: Gestion Manual

Para canales PRESENCIAL, TELEFONO, CORREO_FISICO:

1. Realizar la notificacion por el canal correspondiente
2. En el sistema: Menu: Notificaciones → [seleccionar] → Cambiar Estado
3. Seleccionar EN_PROCESO al iniciar la gestion
4. Seleccionar ENVIADA al completar
5. Agregar observacion con el metodo y fecha de gestion

Paso 7: Confirmar Recepcion

Menu: Notificaciones → [seleccionar] → Confirmar Recepcion

Al confirmar la recepcion por parte del notificado: - Estado cambia de ENVIADA a RECIBIDA (estado terminal) - Se registra en el audit trail con usuario y timestamp

Operaciones Adicionales

Programar Audiencia

Menu: Audiencias → Nueva Audiencia

1. Seleccionar proceso
2. Tipo de audiencia (CONCILIACION, ORDINARIA, EJECUTIVA, etc.)
3. Fecha, hora y lugar
4. Guardar

Generar Reporte

Menu: Reportes

• Filtrar por rango de fechas, estado, canal, juzgado
• Ver estadisticas en graficos
• Exportar a Excel (.xlsx)

Solo ADMINISTRADOR

La pagina de reportes con exportacion es exclusiva del rol ADMINISTRADOR.

Consultar Directorio

Menu: Directorio

Consulta rapida de contactos de sujetos vinculados a procesos.

• ADMINISTRADOR: ve datos completos
• NOTIFICADOR: DNI, email y telefono enmascarados (Ley 1581/2012)